Bengkel Arahan Keselamatan dan Pelaksanaan di Bahagian Pengurusan Sumber Manusia

Pada 4 Julai 2013, Inspektorat Keselamatan Perlindungan telah diadakan di Pentadbiran ini oleh Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia Negeri Melaka. Hasil dari sesi Audit berkenaan pentadbiran ini telah menerim beberapa teguran dalam pengurusan keselamatan dokumen dan peribadi.

Sebagai langkah penambaikan, Bengkel Arahan Keselamatan dan Pelaksanaannya, telah diadakan pada hari ini di Bilik Tun Fatimah Blok Bentara yang dihadiri oleh kesemua pegawai dan kakitangan Bahagian Pengurusan Sumber Manusia sebagai langkah pendedahan kepada mereka untuk mengendalikan dokumen terperingkat dan akta rahsia rasmi kerajaan. Selain itu menjadi salah satu usaha meningkatkan kualiti keselamatan perlindungan di Bahagian Pengurusan Sumber Manusia

Bengkel setengah hari itu yang di kendalikan sendiri oleh Penceramah dariapada Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia Negeri Melaka telah menyetuh berkeanaan keselamatan fizikal dan peribadi serta tatacara keselamatan dokumen.

Diharapkan dengan adanya bengkel ini dapat memberi lebih pendedahan kepada pegawai dan kakitangan Bahagian Pengurusan Sumber Manusia untuk lebih berkualiti dan melindungi rahsia kerajaan dengan selamat.

Sekitar Bengkel Arahan Keselamatan dan Pelaksanaannya

BAHAGIAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA : ANUGERAH EMAS KONVENSYEN PERSEKITARAN BERKUALITI QE/5S REGIONAL CONVENTION ON TEAM EXELLENCE 2013

Pada 2 hingga 3 Julai yang lalu, Bahagian Pengurusan Sumber Manusia telah mewakili Jabatan Ketua Menteri Melaka bagi Regional Convention On Team Exellence 2013 anjuran Malaysia Productivity Corporation (MPC) di Shah Alam Convention Centre.

Sekali lagi Bahagian Pengurusan Sumber Manusia telah mengukir nama di peringkat Wilayah Tengah dengan memenangi Anugerah Emas dan melayakkan mereka ke peringkat kebangsaan Oktober nanti.

Pencapaian yang diperolehi 3 tahun berturut-turut ini memberi tiupan semangat kepada Bahagian Pengurusan Sumber Manusia (BPSM) untuk terus membuat penambaikan dan melakasanakan Sistem Pengurusan Persekitaran Berkualiti (QE/5S) dengan cemerlangnya.

Pasukan dari BPSM diwakili oleh 5 orang ahli kumpulan dan 3 orang urusetia memberi persembahan yang terbaik dan memberi penjelasan yang jelas terhadap penerapan Persekitaran Berkualiti 5S di Bahagian Pengurusan Sumber Manusia dan perluasan serta perkongsian ilmu yang diberikan kepada Jabatan/Agensi di Negeri Melaka menjadikan persembahan BPSM unik di mata juri seterusnya melayakkan BPSM ke Peringkat Kebangsaan.

Dari dorongan, sokongan dan doa seluruh warga BPSM khususnya dan JKMM amnya, memberi semangat kepada untuk BPSM terus menerus menempa nama di pentas akhir Konvensyen Persekitaran Berkualiti QE/5S

Panel dari MPC bersama Kumpulan BPSM

Ahli Kumpulan BPSM

BAHAGIAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA : Unit Pengurusan Psikologi , 4 Sifat Manusia Dalam Psikologi

Ada 4 sifat psikologi manusia yang begitu terkenal dalam ilmu teori psikologi moden sekarang ini, dan  artikal ini di nukil dari seorang ahli psikologi romawi kuno bernama Gallen. Beliau menamai 4 kumpulan itu menjadi Sangunis, Melankonis, Koleris dan Pleigmatis. Yang patut di perhatikan adalah dalam teorinya hampir tidak mungkin ditemukan manusia yang mempunyai satu keperibadian mutlak, akan tetapi setiap manusia di berikan sekurang-kurangnya 2 kombinasi sifat yang berbeza atau lebih namun dengan tetap mempunyai hanya 1 keperibadian yang lebih dominan dibanding sifat-sifatnya yang lain.

Semoga dengan perkongsian ini, kita dapat bersama-sama memperoleh manfaat daripadanya. Semoga hari-hari kita akan lebih bermakna dari hari-hari sebelumnya.

Amaran JPA: Penjawat awam masih berpolitik bakal berhadapan tindakan

Amaran JPA: Penjawat awam masih berpolitik bakal berhadapan tindakan

KUALA LUMPUR – Penjawat awam yang masih berpolitik akan dikenakan tindakan berdasarkan peraturan, pekeliling dan undang-undang yang termaktub di bawah Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA), kata Ketua Setiausaha Negara Tan Sri Dr Ali Hamsa hari ini.

Beliau berkata semua ketua jabatan diminta memantau dan mengambil tindakan atau melaporkan kepada JPA sekiranya masih terdapat penjawat awam yang masih berpolitik terutamanya di media sosial.


Katanya tempoh berpolitik sudah tamat sebaik sahaja keputusan Pilihan Raya Umum ke-13 diketahui, dan kini tibalah masa untuk penjawat awam menjadi tonggak pentadbiran negara ke arah menjayakan agenda transformasi negara.

“Sekarang, masa kakitangan awam untuk bergerak ke hadapan dan meneruskan usaha-usaha agenda transformasi nasional dengan kadar segera,” katanya kepada pemberita selepas menutup Persidangan Tahunan Persatuan Suri dan Anggota Perkhidmatan Awam Malaysia (Puspanita) 2013 di sini.

Beliau berkata demikian ketika diminta mengulas kenyataan Perdana Menteri Datuk Seri Najib Razak semalam yang meminta rakyat termasuk penjawat awam supaya tidak terbabit dalam politik berlebihan kerana menyebabkan masa terbuang untuk negara maju ke hadapan.

Ketua Setiausaha Negara berkata penjawat awam kini perlu berfikir ke hadapan, iaitu lebih produktif dalam mengoptimumkan penggunaan sumber-sumber terhad, lebih cepat dalam membuat keputusan dan tepat dalam merangka dasar atau program demi kepentingan rakyat.

Katanya, penjawat awam juga perlu mempunyai integriti, kreatif and inovatif dalam menggunakan pelbagai pendekatan untuk meningkatkan keberkesanan penyampaian perkhidmatan awam, termasuk menggunakan saluran media sosial dalam menyampaikan maklumat mengenai dasar-dasar awam kerajaan.

Ditanya mengenai perkembangan rancangan mewujudkan Sistem Saraan Transformatif (SST) bagi menggantikan Sistem Saraan Malaysia, Ali berkata proses penyediaan SST yang meliputi 81 skim perkhidmatan pada tahap pertama dijangka selesai menjelang akhir November ini.

“Pada bulan Julai pula, kita akan menyelesaikan enam skim perkhidmatan dan bakinya akan diselesaikan kemudian. Ini merupakan satu proses yang berterusan yang akan turut meliputi kesemua 289 skim perkhidmatan apabila siap kelak,” jelas beliau. 

– Bernama 

BAHAGIAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA : TIPS PENULISAN RESUME DAN SURAT PERMOHONAN PEKERJAAN

Apakah itu resume? Sebagai seorang pekerja, anda tentu sedia maklum mengenai resume. Bagi yang masih belum bekerja, kami pasti anda pernah membuat resume atau sedang sibuk membuat resume sebagai langkah pertama untuk memohon pekerjaan. Tetapi, adakah anda faham fungsi resume? Adakah anda tahu cara yang betul bagaimana untuk menulis resume? Adakah anda pasti resume yang anda hasilkan selama ini menepati ciri-ciri resume yang baik serta menerangkan dengan jelas mengenai diri dan kebolehan anda? Hari ini, kami di BPSM akan berkongsi sedkit tip cara penulisan resume yang baik.

Resume atau surat permohonan kerja adalah penting kerana ia mewakili diri anda. Di dalam resume terkandung semua butiran mengenai diri, latar belakang pendidikan, pengalaman dan kebolehan anda. Ia seharusnya memperlihatkan cita-cita dan hasrat anda serta menunjukkan dengan jelas bagaimana kelayakan dan pengalaman yang anda miliki berkait dengan jawatan yang dipohon. Apabila anda memasuki alam pekerjaan, perlu untuk anda tahu betapa pentingnya fungsi resume sebagai pengganti diri setiap kali anda memohon jawatan yang diingini. Resume yang baik, persuasif dan menarik, mendorong bakal majikan membaca resume anda seterusnya melayakkan anda ke sesi temuduga. Oleh sebab itu, penting untuk anda tahu format sebenar penulisan resume serta cara menulisnya.

Surat permohonan pekerjaan

Permulaan Surat

 Mulakan surat anda dengan menonjolkan sikap anda yang berorentasikan perkhidmatan iaitu dengan menyebut apakah sumbangan anda kepada syarikat /organisasi. Misalnya :

• Empat tahun pengajian saya di Universiti Utara Malaysia di tambah lagi dengan 2 tahun pengalaman bekerja sebagai penolong kepada pengurus personel dalam Syarikat Sinar Ringgit Sdn. Bhd. telah memberi saya keyakinan bahawa saya layak untuk memenuhi jawatan Penolong Pengurus Personel seperti yang tuan iklankan dalam akhbar NST kelmarin.
• Artikel terbitan akhbar the STAR bertarikh 12 Januari 2001 ada menyebut bahawa syarikat tuan sedang berkembang maju dalam bidang teknologi maklumat. Saya percaya bahawa dengan ijazah pengurusan maklumat yang saya miliki ditambah pula dengan pengalaman praktikal yang saya ada akan membolehkan saya menjalankan tugas dengan baik selaku jurutera jualan anak syarikat tuan itu.

Isi surat

Ia harus membayangkan bahawa anda bukanlah manusia hebat. Anda hanya perlu jujur dan realistik dalam menerangkan kebolehan dan pencapaian anda.

Penutup surat

Perenggan akhir bukanlah untuk merumus isi surat, sebaliknya anda haruslah menunjukkan minat anda untuk menghadiri sesi temuduga tanpa memaksa atau meminta-minta atau mengarahkan mereka berbuat demikian. Misalnya“Jika tuan bersetuju dengan kelayakan dan pengalaman saya, silalah beritahu saya bilakah saya boleh ditemuduga. Tuan boleh menghubungi saya di alamat di atas atau menelefon saya pada nombor yang saya catatkan dalam resume saya ini.”

RESUME

Resume atau dipanggil juga curiculum vitae, lembaran data atau bio-data ialah maklumat ringkas, tepat tetapi padat berkenaan kelulusan, pendidikan pengalaman pekerjaan, minat dan kebolehan seseorang. Ia memberitahu bakal majikan akan siapa anda, apa yang anda boleh lakukan, apa yang telah anda laksanakan dan apakah objektif kerjaya anda sebagai pemohon. Maklumat yang anda berikan haruslah mengandungi segala keterangan yang dapat membantu anda mencapai objektif menghantarnya iaitu untuk dipanggil dalam sesi temuduga, yang demikian ia seharusnya dirancang dengan teliti, menarik dan persuasif.

Format Resume

Lazimnya sesuatu resume mengandungi 5 bahagian iaitu tajuk, kelayakan, pengalaman kerja, maklumat peribadi dan perujuk.

Tajuk

Ia harus mencatatkan nama, alamat dan nombor telefon. Nyatakan juga objektif pekerjaan yang anda pohon.

Kelayakan

Ia ditulis mengikut kronologi dengan kelayakan terakhir dicatat paling atas. Masukan sekali nama dan alamat institusi, ijazah yang diterima dan kursus-kursus yang diambil serta tahun ijazah tersebut dianugerahkan.

Pengalaman Pekerjaan

Nyatakan nama dan alamat majikan, tarikh bekerja, nama pekerjaan dan tanggungjawab serta kemahiran dan pencapaian anda dalam organisasi tersebut. Sekiranya pemohon kurang mempunyai pengalaman pekerjaan, anda boleh menyatakan pekerjaan sukarela yang anda laksanakan sebaliknya jika anda mempunyai pengalaman yang sangat luas, anda boleh menyenaraikan tanggungjawab anda itu mengikut fungsi pekerjaan yang anda lakukan.

Maklumat Peribadi

Anda boleh masukkan maklumat seperti tarikh lahir, taraf perkahwinan, kesihatan dan minat.

Perujuk

Masukkan nama dan alamat 2 orang perujuk yang boleh menerangkan pengalaman, pendidikan atau perilaku anda tetapi anda hendaklah mendapatkan persetujuan mereka dahulu.

BAHAGIAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA : SISTEM PENGURUSAN PRESTASI PERKHIDMATAN AWAM

1.         Pengenalan

Sesebuah organisasi diwujudkan untuk mencapai objektif tertentu. Pencapaian objektif tersebut sebahagian besarnya bergantung kepada peracangan kerja dan pengurusan sumber manusia yang berkesan. Pengurusan sumber manusia secara berkesan melibatkan proses pembangunan sumber manusia seperti mengenalpasti potensi, latihan dan komunikasi berkesan.

Ini boleh dilaksanakan melalui penilaian prestasi pegawai yang objektif, adil dan telus. Sistem Penilaian Prestasi Pegawai Perkhidmatan Awam ini melibatkan proses penetapan Sasaran Kerja Tahunan (SKT), penilaian perlakuan dan pencapaian kerja pegawai dalam tempoh masa tertentu bagi mempertingkatkan kualiti dan produktiviti sesebuah jabatan. Berikut adalah senarai Pekeliling Perkhidmatan (PP) dan Surat Pekeliling Perkhidmatan (SPP) yang berkuatkuasa:-

2.         Tujuan

Sistem pengurusan prestasi perkhidmatan awam bagi sesebuah organisasi adalah bertujuan untuk memberi gambaran yang jelas berhubung peranan dan tanggungjawab individu di dalam organisasi dalam mengurus Laporan Penilaian Prestasi Tahunan (LNPT) seperti berikut:-

             2.1       Ketua Jabatan- 

Berperanan menetukan arah haluan matlamat dan sasaran kerja tahunan organisasi serta memberi penekanan kepada pembangunan kerjaya pegawai

                        2.2       Pegawai Yang Dinilai (PYD) –

Pegawai atau kakitangan di dalam sesebuah organisasi yang dinilai oleh penyelia atau ketua jabatan.

                        2.3       Pegawai Penilai Pertama (PPP) –

Pegawai atasan atau penyelia yang terdekat kepada PYD dan mempunyai hubungan kerja secara langsung atau yang mengawasi kerjanya.  

                   

                        2.4       Pegawai Penilai Kedua (PPK) –

Pegawai atasan yang terdekat kepada PPP dan mempunyai hubungan kerja dengan PYD. Jika hanya terdapat satu peringkat penyeliaan, maka penilaian bolehlah dibuat oleh PPP sahaja.

                        2.5       Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM) –

Dianggotai oleh sekurang-kurangnya dua (2) orang anggota iaitu  Ketua Setiausaha Kementerian / Ketua Jabatan sebagai Pengerusi dan Timbalannya sebagai Ahli yang berperanan sebagai pihak yang mengesahkan markah penilaian prestasi, menentukan penempatan dan pembangunan kerjaya, bimbingan dan kaunseling, kelayakan untuk pergerakan gaji, pingat, bintang kebesaran dan surat penghargaan.

2.6  Urus Setia PPSM

Bahagian yang mengendalikan pengurusan personel sesebuah organisasi seperti Bahagian Sumber Manusia, Bahagian Perkhidmatan dan Bahagian Pentadbiran.

 3.         Ciri-ciri Sistem Penilaian Prestasi

            3.1    Penetapan SKT dan kajian semula pertengahan tahun;

            3.2    Penilaian prestasi yang objektif, adil dan telus;

            3.3    Pengiktirafan kegiatan dan sumbangan di luar tugas rasmi;

3.4   Penetapan wajaran markah mengikut aspek penilaian prestasi yang bersesuaian dengan peranan setiap kumpulan pegawai;

3.5    Penggunaan lima (5) jenis borang LNPT mengikut kumpulan pegawai; dan

3.6    Peranan PPSM sebagai pihak yang memastikan penilaian dibuat dengan objektif, adil dan telus.

4.         Carta Aliran pusingan proses pengurusan penilaian prestasi:-

 5.         Jadual Aliran proses pengurusan penilaian prestasi:-

6.         Jenis borang Laporan Penilaian Prestasi Tahunan (LNPT):-

i) JPA (Prestasi) 1/2002 –  Pengurusan Tertinggi (Jawatan Utama Sektor 

                                                Awam

ii) JPA (Prestasi) 2/2002 – Pengurusan Tertinggi (Gred Khas)

iii) JPA (Prestasi) 3/2002 – Pengurusan dan Profesional

iv) JPA (Prestasi) 4/2002 – Sokongan I

v) JPA (Prestasi) 5/2002 – Sokongan II

7.         Format Sasaran Kerja Tahunan (SKT):-

8.         Kategori Pencapaian Prestasi Pegawai

BAHAGIAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA : 8 FAKTOR YANG AMAT DIPERLUKAN BAGI SESEORANG PEKERJA

Hari ini, kami di BPSM akan berkongsi serba sedikit mengenai 8 faktor yang diperlukan oleh seorang pekerja. Lupakan dulu mengenai kenaikan pangkat dan gaji. Soal gaji tinggi bukan faktor utama pekerja akan melaksanakan tugas pada tahap yang terbaik. Komitmen, cara bekerja dan motivasi diri bukan bersandarkan pada gaji semata-mata. Untuk laksanakan tugas dan memahami apa yang diperlukan oleh sesebuah organisasi, pekerja sememangnya memerlukan 8 faktor ini. Dan mereka mengharapkan anda sebagai majikan untuk melaksanakannya.

• KEBEBASAN

Bergantung kepada tahap tugas yang di berikan, para pekerja mempunyai pelbagai kaedah bagaimana untuk melaksanakan tugas itu. Setiap tugasan yang di beri menjanjikan hasil yang berlainan mengikut tahap komitmen yang di berikan oleh pekerja. Sebaiknya, berikan mereka kebebasan dan ruang untuk mereka curahkan idea dalam melaksanakan setiap tugasan mengikut cara yang mereka rasakan terbaik disamping turut menjanjikan hasil yang cemerlang kepda organisasi.

• SASARAN

Meletakkan sasaran kepada sesuatu tugasan yang di lakukan akan mewujudkan kesedaran kepada pekerja akan pentingnya tujuan sesuatu tugasan itu. Majikan perlu tanamkan makna sebenar kenapa pekerja perlu lakukan sesuatu tugasan itu walaupun berulang kali. Pastikan mereka sedia maklum akan sasaran-sasaran organisasi anda kerana tanpa sasaran, kerja yang di lakukan tidak memberi sebarang makna, malahan menyumbang kepada kualiti kerja yang rendah.

•  MISI

Pastikan pekerja sedia maklum tentang sesuatu misi yang mahu dicapai oleh organisasi mengikut keutamaan sama ada kepentingan pelanggan, kepentingan organisasi atau kepentingan komuniti. dan jika boleh, biarkan mereka mencipta misi mereka sendiri untuk mereka capai.

•  JANGKAAN

Setiap tugas perlukan jangkaan asas bergantung kepada cara sesuatu situasi tertentu di tangani. Sesuatu tugas menjadi lebih tertekan apabila pekerja tidak peka terhadap jangkaan majikan dari masa ke semasa. Apabila sesuatu perubahan di perlukan, pastikan ada perbincang dibuat mengenai apa yang perlu di ubah dan cara mengubahnya. Apabila pekerja  gagal berbuat demikian, penting untuk mereka terangkan mengapa mereka membuat keputusan itu.

• ISI

Setiap pekerja berhak memberi sebarang cadangan dan idea. Menafikan hak mereka bersuara dan mematikan idea-idea mereka tanpa pertimbangan seolah-olah anda menggaji robot. Robot tidak peduli soal hak dan kepentingan bersuara. Hentikan itu. Berikan hak dan laluan mudah kepada pekerja untuk bersuara dan berkongsi idea. Apabila satu idea yang di utarakan tidak mendapat merit, ambil sedikit masa untuk terangkan kenapa tidak. Anda tidak perlu terima dan laksanakan kesemua cadangan, tetapi apa yang boleh anda lakukan adalah buat mereka rasa di hargai dengan idea mereka itu.

• HUBUNGAN

Hentikan tanggapan anda bahawa pekerja bekerja untuk gaji semata-mata. Mereka sebenarnya mahu bekerja bersama dan untuk masyarakat. Ucapan yang baik, perbualan mengenai keluarga dan peribadi serta selami hati mereka untuk melihat apa yang mereka perlukan. Perkara-perkara ini adalah lebih penting daripada mesyuarat formal atau penilaian pekerja.

• KETEKALAN (KONSISTENSI)

Kebanyakan pekerja boleh berurusan dengan majikan walaupun majikan tersebut suka mendesak dan suka mengkritik selagi dia melayan semua pekerja dengan cara yang sama. Di samping majikan perlu melayan setiap pekerja dengan cara berbeza, majikan juga perlu melayan pekerja dengan adil. dua perkara ini adalah berbeza. Kunci untuk mengekalkan konsistensi adalah dengan cara komunikasi. Mereka berhak dan perlu faham mengapa sesuatu keputusan di ambil. Dan semua ini bergantung kepada cara majikan berkomunikasi dengan pekerja.

• MASA DEPAN

Setiap kerja perlu ada potensi ke arah sesuatu yang baru, tidak kiralah di dalam atau luar organisasi. Walaupun anda bekerja bukan dalam bidang yang anda mahukan, tetapi tidak salah jika belajar sesuatu yang baru. Sebagai majikan, anda patut lebih peka kepada hal-hal pekerja anda jika anda mahu mereka komited bekerja untuk anda.